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Email Adresse mithilfe von Power Automate extrahieren

Hallo Zusammen,

heute habe ich wieder eine spannende Anleitung für euch. Es geht darum aus einer Email die Ihr aus dem Protection Center aus dem O365 bekommt, die Email Adresse desjenigen zu extrahieren der den Alarm ausgelöst hat.

Als Beispiel: Jemand hat im Power BI Service einen Report gelöscht. Nachdem die Person das getan hat, bekommt ihr sofern Ihr einen Alarm gesetzt habt erstmal eine Email. Wie das funktioniert findet Ihr in einem Älteren Beitrag hier. Danach wird aber auch noch die Person die den Report gelöscht hat informiert das Sie diesen Report nicht hätte löschen sollen und bekommt nebenbei eine Email Adresse oder Nummer an die er das dann berichten kann, damit der Report wieder hergestellt werden kann.

Jetzt fragt Ihr euch bestimmt, ok, das ich eine Mail bekomme ist logisch aber wie kann der andere denn eine bekommen ohne das ich ihn direkt anschreibe? Ja, das geht! Und zwar mit Power Automate ehemals Microsoft Flow. Und wie das ganze funktioniert erkläre ich euch jetzt in 4 einfachen Schritten inklusive der Voraussetzungen die Ihr dazu erfüllen müsst.

Voraussetzungen:

Schritt 1:

Ihr benötigt erst einmal eine Email die Ihr als Vorlage nutzen könnt um die Email Adresse aus der Mail zu extrahieren.

Vorlage Mail aus dem Protectioncenter “DeleteReport”

In dieser Vorlage erkennt Ihr das die Email zwischen den Elementen Benutzer und Element steht. Diese Information ist wichtig um Sie nun im zweiten Schritt in Power Automate zu nutzen.

Schritt 2:

Nun öffnen wir Power Automate (https://emea.flow.microsoft.com) und legen einen Flow wie folgt an:

  • Unter Erstellen -> Automatisierter Flow
  • Danach gehen wir auf Überspringen

Wir legen nun einen komplett neuen Flow an:

Als ersten Schritt wählen wir als Trigger/ Auslöser -> When a new email arrives (V3)
Und geben in dem Bereich Select Filter den Begriff ein nachdem wir in der Email filtern wollen um die richtige Mails auszuwählen

Im nächsten Schritt wählen wir Html to text und wählen im Menü Body aus.

Nun wählen wir die Schritt Compose und fügen im Ausdruck folgende Funktion ein: length(body('Html_to_text'))
Der Ausdruck zählt die Zeichen im Body und gibt diese zurück.

Danach wählen wir nochmal Compose und geben dieses mal folgende Funktion ein: add(indexOf(body('Html_to_text'),'Benutzer'),9)
Diese Funktion geht im Body bis zum Benutzer und zählt von da aus 9 Zeichen weiter, also genau bis nach dem : nach Benutzer.

Auch in diesem Schritt benötigen wir nochmal Compose und eine Funktion die folgendermaßen aussieht: indexOf(body('Html_to_text'),'Element')
Diese Funktion geht im Body bis zu dem Wort Element.

Nun brauchen wir Compose das letzte mal in unserem Flow. Die Funktion die wir hier haben lautet wie folgt: substring(body('Html_to_text'),outputs('Compose_2'),sub(outputs('Compose_3'),outputs('Compose_2')))
Diese Funktion fasst nun die Compose Funktion 2 + 3 zusammen und wir erahalten die Email Adresse, die eingefasst zwischen Benutzer und Element ist.

Im letzten Schritt unseres Flows nutzen wir Send email (V2) hier nehmen wir den generierten Output aus Compose 4 und setzen ihn als Empfänger in das Feld To/Zu. Als letztes geben wir noch alle Informationen ein die der Empfänger der Mail benötigt.

Schritt 3:

Wir testen unseren Flow indem wir einen Alarm auslösen. In unserem Fall erstellen wir einen Test-Report iin unserem Power BI Service in einem beibiegen Workspace. Im eigenen Workspace wird das nicht angezeigt, da diese den persönlichen Speicherbereich darstellt.

Achtung: Es kann bis zu zwei Stunden dauern bis die Alarm Mail im Postfach ankommt.

Sofern die erste Mail angekommen ist kann man diese auch nochmal nutzen um den Flow zu testen.

Schritt 4:

Den Flow produktiv nutzen 🙂

Der komplette Flow mit allen Schritten.

Mit dem Prinzip könnt Ihr auch alle anderen Services aus dem O365 Tenant überwachen und die Leute auch dementsprechend informieren. Ich hoffe ich konnte euch das Leben etwas leichter machen und Ihr habt Spaß am Testen. Wofür würdet ihr den Flow nun nutzen? Ich würd mich über Kommentare freuen :).

Eure Kathrin

Tags: Allgemein, Governance, Power Automate, Power BI
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